A sikeres pályázat megírásának előkészületei

A pályázatírásnál a valódi munka már jóval a pályázat kiválasztása előtt megkezdődik. A cél minden esetben ugyanaz: anyagi támogatáshoz kell jutni, a pályázói viselkedési formák azonban radikálisan eltérhetnek egymástól.

A pályázat az egyetlen módszer?

A vállalkozások, közintézmények, egyesületek fejlődésének alapfeltétele, hogy megfelelő mennyiségű pénzt tudjanak ehhez előteremteni. A források biztosítása kapcsán sokan gondolnak a mind népszerűbb, de hátrányokkal is járó pályázatíráson keresztüli támogatásszerzésre.

Természetesen a pályázaton szerzett pénz nem ajándék, számos kötelezettséggel és ezekből eredő hátránnyal jár. Nem szabad figyelmen kívül hagyni azonban azt sem, hogy a vissza nem térítendő támogatásokkal olyan pótlólagos forrást vonhatnak be a különböző szervezetek, ami a későbbi pénzáramokat nem érinti negatívan (már ha a feltételeknek megfelelően történt a felhasználásuk).

A pályázaton szerzett pénz előnyei:

• Egyszerre nagyobb összeg áll a házhoz.
• "Kényelmesen" szerzett pénz, hiszen "mindössze" pályáznunk kell.
• Segít céljaink megtervezésében és rendszerezésében.
• Lehetőség a jó kapcsolat kiépítésére a pályáztatóval (képzés, tanácsadói szolgálat).

A pályázati pénz hátrányai:

• Meghatározott prioritások szerinti témákra adnak pénzt.
• Elhúzódó bírálat és döntéshozatal.
• Kötött a pályázati pénz felhasználásának lehetősége.
• Dokumentálási kötelezettség a támogató felé.

Noha sorozatunkban a pályázatíráshoz kívánunk segítséget nyújtani, fontos megemlíteni azokat a láthatatlan forrásokat is, amelyek a már működő vállalkozás vagy civil szervezet keretein belül bizonyosan megtalálhatók.

A hosszútávú működés alapfeltétele az is, hogy a vállalat kellően hatékonyan működjön. Ennek érdekében célszerű áttekinteni, nincs-e olyan terület, ami átszervezésre szorulna, tisztázottak-e a szerepek és a munkakörök a vállalaton belül, vannak-e hosszú távú céljaink, s ehhez kapcsolódó terveink, a munkamegosztásnál figyelembe vesszük-e a dolgozók képességeit, ismereteik gyarapodását.
A felsorolás a teljesség igénye nélkül készült, s még számos olyan terület van, ahonnan "pénzt szerezhetünk" vállalkozásunk még sikeresebb működéséhez. A civil szervezetek, egyesületek esetében a sort továbbiakkal is ki lehet egészíteni: ezek közé tartozhat a tagdíj szedése vagy a szervezet hírlevelében, illetve egyéb megjelenési formáiban való reklámhely biztosítása.

Pályázói viselkedési formák

A pályázatírás célja közös: mindenki anyagi támogatáshoz szeretne jutni, a kiindulópont viselkedési formái azonban igen eltérőek lehetnek. Van, aki - hallva egy kedvező pályázati lehetőségről - úgy dönt, hogy megragadja az alkalmat. Hirtelen fejlesztési ötletek kerülnek elő, olyanok is, amelyeket egyébként a cég nem valósítana meg.
Ez a hiba előfordulhat olyanok esetében is, akik szeretnének valamilyen vállalkozásba fogni, de nincs konkrét elképzelésük. Ezekben az esetekben nem ritka, hogy a pályázás csak ötlet marad, illetve valamelyik fázisban megreked, mivel az előkészületek a vártnál hosszabb időt vesznek igénybe.
Előfordulhat az is, hogy a szervezet rendelkezik fejlesztési elgondolásokkal, s ezekhez szeretne minél több pénzt szerezni. Ez a hozzáállás az előbbieknél jobb, mivel itt a pályázó sorra veszi fejlesztési ötleteit, összeveti a rendelkezésre álló saját fejlesztési forrásokkal, és ezek ismeretében pályázik.

Tételezzük fel, hogy a vállalat megkapja a lehető legtöbb támogatást. Probléma abból adódik ennél a pályázói magatartásnál, hogy az adott beruházási elképzelések közül azok kapnak zöld utat, amelyhez a legtöbb támogatást lehet szerezni. Így lényegében a pályázat kiírói döntik el, hogy a vállalatnál vagy egyesületnél mely fejlesztések valósulnak meg, holott gyakran van olyan, amelyhez nagyobb támogatás szerezhető, de az így is lassabban térül meg. Tehát rövidtávon ugyan anyagi forrásokhoz jutunk, hosszabb távon azonban ez nem mindig kifizetődő számunkra.
A harmadik viselkedési lehetőségnél a vállalkozás rendelkezik fejlesztési tervekkel, s ezeket a pályázás előtt rangsorolja is. A számszerűsíthető előnyök-hátrányok alapján megtérülést számol, figyelembe vesz olyan, nem számszerűsíthető tényezőket, mint az egyes fejlesztések halaszthatatlansága, illeszkedése a stratégiai célokhoz. A pályázati lehetőséggel is számolnunk kell ebben az összetett döntési eljárásban, hiszen az elnyerhető támogatás csökkenti a beruházás költségeit, s a megtérülési idő is csökken. A kínálkozó lehetőséggel a beruházás megvalósítása előbbre kerülhet, vagy akár hátrébb is tolódhat, attól függően, hogy a bírálat mennyi időt vesz igénybe.

Felmerülő és megválaszolandó kérdések

Ha már bizonyosak vagyunk abban, hogy pályázni szeretnénk, még mindig van egy sor olyan kérdés, amit érdemes a legelején tisztázni. Ezeket egy ötletbörze keretében is megvitathatjuk. Előnyös, ha ezen a vállalkozás minél több tagja részt tud venni. Az egyik legfontosabb kérdés, miért is adna bárki pénzt tevékenységünkre, azaz alkalmas-e tevékenységünk a pályázati támogatásra? Pályázatunk beadásakor hasonló formában fogalmazódhat meg ugyanez a kérdés a támogatást bírálók fejében is.

Tehát nem elég egy-két szóval elintéznünk a válaszadást, hiszen terveink eladása, támogatóink meggyőzése a cél. Ezért próbáljuk meg felsorakoztatni az összes érvet, mely ötletünk mellett szól. Egy rövid, legfeljebb egy oldalas, ütőképes leírást kell készítenünk tevékenységünkről, amit szakmai vélemények, tanulmányok, adatok csatolásával is kiegészíthetünk.
Az alábbi kérdések segíthetnek a tervek további átgondolásában és azok összegzésében (hasonló kategóriákat gyakran használnak a támogatók is):

Helyi események, tevékenységek:

Mik a tevékenység, vagy esemény közvetlen céljai? Hogyan illenek ezek a szervezet stratégiájába?
Ki vesz részt a tevékenységben, és hogyan osztjáki szét a feladatokat?
Mennyiben segíti a tevékenység egy adott probléma megoldását?
Mi a várható eredmény?
Mi a módja a végrehajtásnak, és mennyi ideig fog tartani?
Hogyan lehet lemérni a sikerességet?
Felhasználható-e ez a tevékenység modellként? Amennyiben igen, hogyan?
Vannak-e más csoportok, vállalatok, akik részt vesznek a tevékenység végrehajtásában?
Van-e lehetőség a médiában való megjelenésre? Amennyiben nincs, hogyan jutnak el az eredmény információi másokhoz?

Működési költségek:

Milyen anyagi alapokkal kell rendelkezni a támogatás elnyeréséhez?
Miért anyagi támogatásra van szükség?
Eddig hogyan fedezte ezeket a kiadásokat a szervezet? Miért nem elérhető ez a forrás a jövőben?
A támogatás után miből fogja finanszírozni a szervezet ezeket a költségeket?
Amennyiben ingatlan vételére, bérletére vonatkozik a támogatás, milyen célra van szükség a helyiségre vagy épületre?
Használhatja-e a helyiséget más szervezet vagy vállalat?
Ha technikai eszközökről, gépekről van szó, milyen típusra van szükség? Hogyan hasznosítható ez a szervezeten belül?
Hányan használhatják az eszközt, és mekkora megtérüléssel számol a vállalkozás?

A szervezet fejlődését szolgáló tevékenységek (tanfolyamok, konferenciák, tanulmányutak stb.):

Miért fontos a részvétel az adott képzésen?
Mennyiben kapcsolódik ez a szervezet működéséhez, a további fejlődéshez?
A megszerzett ismeretek hány emberhez és hogyan jutnak el?
Mi alapján válogatják ki a résztvevőket?
Valóban az adott rendezvény, tanfolyam szükséges-e a szervezet számára?
Kik az előadók, mi a konferencia témája?
Nagyobb tevékenység esetében a kategóriák keveredhetnek, és kiegészülhetnek.

Pályázat sorsa a vállalaton belül:

Ki a felelős a pályázati anyag összeállításáért és kezeléséért?
Hogyan oszlik meg a munka a résztvevők között?
Mi a teendő, ha megkaptuk a támogatást?
Mi a teendő, ha visszautasították kérésünket?
Kinek tartozunk elszámolási kötelezettséggel?
Amennyiben a fenti kérdésekre kielégítő választ tudunk adni, jöhet a következő lépés, a megfelelő pályázat kiválasztása, mellyel következő cikkünkben foglalkozunk.

(Menedzsment Fórum)